私たちはコロナ禍へ対応した「新しい顧問サービス」の拡充を積極的に行っています。

●環境の変化に対応し、IT化・テレワーク環境を整備しています。

新型コロナウイルス感染症の拡大により、令和2年4月7日に7都府県に、4月16日に新潟県を含む全国に緊急事態宣言が発出されました。
このとき、人との接触頻度を8割減らすことが求められたことや、学校が休校となり子育て中の従業員の出社が困難になったことなどから、よつばワークでは積極的にテレワークを推進しました。
よつばワークは設立当初から新潟・長岡の2拠点で事業展開を行っていたことから、コロナ禍以前からITの活用による遠隔地とのコミュニケーションのしくみや協働体制構築に積極的に取り組んでまいりました。お客様の大切な情報を扱うため、IT専門の企業とIT顧問契約を結び、社内ネットワーク構築やセキュリティ対策を専門家の指導を受けながら通常の一般レベルよりもはるかに高いビジネス仕様のIT環境を構築し、在宅勤務の従業員と事務所をオンラインでつなぎ、打合せはオンライン会議で問題なく実施できました。こうして社内でオンラインミーティングや、ITを活用した2拠点での協働のしくみの構築をセキュリティ対策を施しながら整備し、運用の実績を重ねてまいりました。

●オンラインでのお打合せ

社内での新潟~長岡の拠点間、在宅勤務者との打ち合わせはもちろん、顧問先様とも実際のご訪問と合わせてオンラインでの打ち合わせを行っております。弊社から比較的遠方の糸魚川のお客様や弊社近隣の新潟市内・長岡市内のお客様までお客様のご要望に応じてオンラインでのお打合せを行っています。

●ビジネスチャット(チャットワーク)でのご相談

顧問先様との連絡ツールにビジネスチャット(チャットワーク)を使用しています。顧問先様からの日常的な労務管理のご相談の多くはチャットでご回答し、解決に至っています。メールよりもセキュリティが極めて高く多くの上場企業でも採用されているシステムを使用しています。

●電子申請

当社は業務ソフトに社労士事務所専用のシステムである日本シャルフ社の「社労法務システム」を採用しています。社会保険・雇用保険・労働保険の多くの手続きはシステムを活用した電子申請にて行っています。捺印のお願いのための書類のやりとり等がなく、また役所に出向く必要もなく、手続きを迅速に行えます。(助成金など紙ベースでの書類作成が必要なものもございます。)新潟・長岡以外の遠隔地のお客様、糸魚川や胎内、村上、越後湯沢などのお客様であっても問題なく手続を行っています。新潟県内の遠隔地はもちろん、国内であればどこに所在地があっても手続業務をご提供できる体制を整えています。

●新潟市・長岡市近郊以外の所在地のお客様へ

いままで企業経営者の皆様が顧問社労士を検討するにあたっては、なるべく自社の所在地に近い社労士事務所をお探しになっていたのではないかと思います。
当社も各事務所に近い新潟市内・長岡市内の顧問先のお客様が多いのは事実ですが、比較的遠隔地である糸魚川、村上、南魚沼(六日町・湯沢町)、十日町のお客様も多くいらっしゃいます。遠隔地のお客様であっても、手続については電子申請、チャットワークなどを活用し、迅速な手続きが実現できています。ご相談やお打合せについて従来はご訪問と電話を併用しておりましたが、最近ではオンラインでの打ち合わせもお客様のご要望に合わせて導入し、きめ細かい人事労務相談業務対応を心掛けております。
緊急事態宣言等顧問先へのご訪問が制限される局面であっても、オンライン打ち合わせやチャットワークの活用により、顧問先とのコミュニケーションを図りかわらないきめ細かいサービス提供可能な体制の整備を推進しています。
いままでは社労士は近くの事務所に依頼するという「ローカルビジネス」でした。しかし、私どもがコロナ禍においてITの活用を推進したところ、図らずも遠隔地のお客さまへも対応できる体制を構築する結果となりました。新潟市・長岡市近郊以外の企業様であっても、私たちのサービスにご興味のある企業様には、ためらわずにぜひ私どものサービスを選択肢のひとつにお加えいただければ幸いです。